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Informatica e Notariato: il notaio digitale

COSA FA IL NOTAIO | ATTIVITA' DEL NOTAIO | FUNZIONE NOTARILE | ORDINAMENTO DEL NOTARIATO | INFORMATICA E NOTARIATO | NOTAI NEL MONDO | ORGANIZZAZIONE DEL NOTARIATO

Il Notariato, da sempre, è stata ed è una categoria prontissima all'adozione di nuove tecnologie. Basti pensare che dagli anni 60 ad oggi in qualsiasi studio notarile si è passati con rapidità impressionante dalle tradizionali macchine da scrivere e dal ciclostile alle fotocopiatrici più sofisticate ed ai PC con prodigiose memorie. La ragione della particolare attenzione del Notariato allo sviluppo tecnologico in questo settore, è evidente. Da oltre duemila anni il notaio è deputato alla creazione e conservazione dei documenti ed alla esecuzione degli adempimenti connessi ai documenti da lui redatti; di conseguenza qualunque tecnologia che concorra a facilitare ed a rendere più semplice sia la creazione del documento che i relativi adempimenti vede il notaio interessato e protagonista.

L'informatica non fa eccezione e, pertanto, sin dai suoi primi timidi passi il Notariato ha approfittato delle incredibili possibilità che essa offre.

Sino ad oggi l'utilizzo dell'informatica da parte del Notariato si è diviso, di pari passo con lo sviluppo della tecnologia, in tre diversi fasi.

La prima, limitata allo studio professionale, è consistita esclusivamente nel facilitare:
- la stesura dell'atto come documento mediante la creazione di clausole più o meno ripetitive da riprodurre "enne" volte;
- la estrazione dei dati contenuti nel documento per l'esecuzione degli adempimenti ad esso connessi;
- la realizzazione degli indici e dei repertori;
- la gestione della contabilità a fini interni e fiscali.

La seconda, legata all'avvento della telematica, ha consentito al vecchio studio notarile, depositario sì di documenti anche fondamentali, ma comunque chiuso in sè stesso, di aprirsi all'esterno permettendo al singolo professionista:
- di effettuare gli accertamenti a lui demandati dalla legge (visure ipotecarie, catastali, ecc.) direttamente dallo studio;
- di risolvere qualunque problema giuridico mediante la consultazione delle più svariate banche dati, dal CED della Cassazione, agli studi del Consiglio Nazionale del Notariato, dalla Gazzetta Ufficiale a studi teorici di svariati editori.

La terza legata, non solo alla piena attuazione della telematica, ma anche all'adozione di sistemi di sicurezza e certezza, quali la firma digitale, che consentono di aggiornare le banche dati della Pubblica Amministrazione direttamente dallo studio del professionista:
- adempimento unico telematico per gli atti immobiliari;
- iscrizione telematica al Registro delle Imprese di tutte le formalità ad esso connesse.

La legge n. 69 del 2009 ha delegato il Governo a dare attuazione all’informatizzazione dell’atto pubblico notarile, in relazione a quanto già previsto dal Codice civile e dal Codice dell’amministrazione digitale.

Ancora una volta la funzione notarile di certezza, efficienza del traffico giuridico e di tutela dei diritti si coniuga con l’evoluzione della società e della tecnologia.

L'atto notarile informatico

L’atto notarile informatico, firmato digitalmente dalle parti e dai notai, è un documento di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato. In tal modo il notaio garantisce la stessa sicurezza giuridica del documento cartaceo.
Attualmente è possibile non utilizzare la carta per alcuni tipi di atti “semplici” (come procure, piccole fideiussioni, etc.) che non devono obbligatoriamente essere conservati in originale dal notaio, ma sono rilasciati direttamente al cliente per suo libero utilizzo.

Dal 3 agosto 2010 gli atti notarili potranno essere anche informatici, non solo cartacei. Entra in vigore in questa data, infatti, il decreto legislativo n. 110/2010 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”. (G.U. n.166 del 19 luglio 2010).

Il decreto, in attuazione della delega conferita al Governo dalla legge n. 69 del 2009 in materia di ordinamento del notariato, prevede disposizioni di dettaglio per consentire ai notai di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere i medesimi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale.
Sarà quindi possibile stipulare l'atto notarile in formato elettronico e sottoscriverlo con firma digitale, sempre alla presenza del notaio e con tutti i controlli preventivi che caratterizzano l'atto cartaceo.

Diventa così possibile:

-utilizzare l’atto notarile informatico per gli atti relativi all’acquisto della casa, al mutuo o alla costituzione di società;

-eliminare la carta nella fase di redazione e, in particolare, nella “conservazione” degli atti, con un notevole risparmio di costi relativi alla gestione documentale, che diventerà indubbiamente più semplice ed efficiente grazie al formato digitale.

Dal 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di Certificazione per la firma digitale ed iscritto nell'elenco pubblico dei certificatori gestito dal CNIPA. Tutti i notai italiani, infatti, sono dotati di firma digitale.

Non tutte le disposizioni sono immediatamente applicabili: lo sono le norme relative al rilascio delle copie, all’attestazione di conformità di copie e di documenti formati su qualsiasi supporto, alla rettifica di errori mediante certificazione dello stesso notaio. Le altre disposizioni (relative all’atto pubblico e la sua conservazione) acquisteranno efficacia in tempi successivi con decreti del Ministero della giustizia, ai quali è affidata la determinazione di regole tecniche.

Cosa cambia per il cittadino

Queste alcune delle novità introdotte dal decreto:

-il cittadino può scegliere se stipulare l’atto pubblico in modalità informatica o su carta;

-per stipulare l’atto pubblico informatico il cittadino dovrà utilizzare la propria firma elettronica. A differenza di quanto previsto per il notaio, i cittadini potranno utilizzare anche una firma elettronica non qualificata. La minore affidabilità delle firme elettroniche non qualificate viene infatti superata dalla funzione di garanzia del notaio, alla presenza del quale l'atto viene sottoscritto dalle parti;

-i cittadini e le imprese, se non è previsto altrimenti dalla legge, potranno stipulare un atto notarile (sotto forma di scrittura privata autenticata) rivolgendosi contemporaneamente a due diversi notai, per esempio se si trovano in due diverse città, a loro volta collegati tra loro attraverso la Rete Unitaria del Notariato (R.U.N.), la intranet che collega tutti i notai presenti sul territorio nazionale;

-il notaio redige l’atto direttamente sul computer, lo legge dal computer e appone dopo le firme delle parti anche la sua firma digitale sul documento.
-la firma digitale del notaio comporta la conclusione del contratto;

-dal punto di vista degli effetti giuridici l’atto pubblico su supporto cartaceo e informatico sono equivalenti;

-gli atti notarili informatici saranno conservati dai notai che ne manterranno la disponibilità esclusiva per il rilascio di copi e finché sono in esercizio. Inoltre gli atti saranno conservati secondo norme di legge e tecniche che consentano la fruibilità dei dati nel tempo. È previsto che il notaio conservi in formato digitale anche le copie degli altri documenti originali redatti su supporto cartaceo;

-il notaio presso il quale si conclude il contratto mette l'atto a raccolta e lo conserva nel proprio archivio situato in una struttura informatica centralizzata posta presso il Consiglio Nazionale del Notariato. Quando il notaio cessa l’esercizio dell’attività, i suoi atti informatici saranno depositati presso gli archivi notarili gestiti dal Ministero della Giustizia come oggi avviene per gli atti cartacei;

-l’utilizzo dell’atto notarile informatico non è obbligatorio, va fatto solo con il consenso di entrambe le parti;

-le spese di conservazione degli archivi informatici sono interamente a carico del Notariato;

-già da oggi possono essere rilasciate in formato digitale anche le copie degli atti cartacei.

I costi per le parti saranno gli stessi pagati oggi per gli atti tradizionali. La differenza è che oggi, per una compravendita immobiliare, ci si rivolge ad un unico notaio mentre d’ora in poi ne entreranno in gioco due laddove l’atto si debba concludere a distanza. Questo non vuol dire che le spese raddoppieranno ma solo che la parcella sarà suddivisa tra i due professionisti.

La firma digitale

L’autorità di certificazione del Consiglio Nazionale del Notariato

Dal 12 settembre 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è iscritto come autorità di certificazione dei notai italiani nell’elenco pubblico dei certificatori della firma digitale tenuto dal Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), già AIPA, successivamente denominato “DigitPA", ora Agenzia per l'Italia digitale. Le firme digitali dei notai italiani possono essere verificate sul sito http://ca.notariato.it.

In base alla normativa, ed al manuale operativo dell’autorità di certificazione, il CNN certifica le firme digitali dei notai nell’esercizio delle loro funzioni e garantisce quindi ai terzi non solo che la firma digitale appartiene ad una determinata persona ed è valida al momento dell’apposizione, come fa qualunque certificatore, ma anche che il titolare della firma è un notaio nell’esercizio delle sue funzioni.

Si tratta di una scelta allo stesso tempo dovuta e voluta dal notariato italiano:

- dovuta perché l’attestazione della funzione, nel settore pubblico e per i pubblici ufficiali in particolare, è imposta dalla normativa (art. 34 del D.Lgs. n. 82/2005 come modificato dal D.Lgs. n. 159/2006 "Codice dell'amministrazione digitale"), allo scopo di garantire che il documento abbia l’efficacia privilegiata prevista per i documenti provenienti da una pubblica autorità;
- voluta perché il notariato ha ritenuto che il miglior modo per dotare il documento informatico notarile di tutte le garanzie di sicurezza e certezza sulla provenienza e sul contenuto (e sulla legittimità del tutto), che caratterizzano da sempre il documento notarile, fosse l’assunzione diretta di responsabilità nel settore, senza delegare a terzi la gestione dei processi e della tecnologia.

Il documento notarile dà infatti certezza di legittimità agli atti, ed è garanzia per i diretti interessati, ma anche e soprattutto per la sicurezza delle contrattazioni. Esso tutela un interesse generale della società, che deve essere garantito anche nelle nuove realtà.

Inoltre la pratica del documento informatico è tuttora allo stato embrionale, ed è apparso necessario che il notariato fosse attore di un processo di sviluppo che nasconde notevoli insidie, e deve essere meditato dal punto di vista tecnologico, dal punto di vista organizzativo e da quello della ripartizione delle responsabilità tra i vari attori del fenomeno. Di qui la scelta (unica tra tutte le categorie professionali, e condivisa con un solo altro soggetto del settore pubblico) di assumere il ruolo di autorità di certificazione, con il controllo e la responsabilità delle funzioni notarili.

Seguendo la normativa, è stata scelta una struttura organizzativa basata, da una parte, sull’esistenza di un’autorità centrale, dedicata solo ed esclusivamente alla certificazione dei notai, dall’altra sul rispetto della legge notarile, per quanto attiene la sussistenza delle funzioni notarili lungo tutto il ciclo di vita delle firme digitali (rilascio, sospensione e revoca).

E’ fondamentale infatti, per evitare rischi di uso improprio o di falsificazioni, che la firma digitale di un pubblico ufficiale abbia una durata pari a quella delle funzioni, e che la revoca o la sospensione delle firme siano tempestive, nel caso vengano meno (oltre che nei casi ordinari di sottrazioni, smarrimento, malfunzionamento).

A tale scopo la struttura dell’autorità di certificazione è modellata, come prescritto dalla normativa, sulle modalità dell’iscrizione al ruolo dei notai, che è il momento iniziale delle funzioni notarili, e che coincide con la consegna al notaio del sigillo. Pertanto il Presidente del Consiglio Notarile Distrettuale così come ordina l’iscrizione nel Ruolo dei notai del Distretto, ai sensi dell’art. 24 L. 16 febbraio 1913, n. 89, procede al rilascio della firma digitale relativa all’esercizio delle funzioni notarili.
Analogamente le procedure di sospensione e revoca della firma sono modulate sulle procedure relative alla interruzione o alla cessazione dall’esercizio delle funzioni notarili, e tali cause di sospensione e revoca si aggiungono a quelle proprie di qualunque firma elettronica.

Ma vi è di più. Il panorama delle firme elettroniche, dopo la Direttiva 99/93/CE ed il D.Lgs. 10/2002, si è ulteriormente articolato e complicato, in virtù delle nuove figure previste, quali la firma elettronica semplice distinta dalla firma elettronica avanzata. Senza entrare nel dedalo di ipotesi possibili, va chiarito che la Direttiva ha ritenuto di dare valore di firma ad ogni sistema di imputazione ad un soggetto di un documento informatico, allo scopo di impedire che gli stati nazionali scoraggino normativamente l’utilizzo di firme elettroniche.

Ne è conseguenza però un generale alleggerimento del sistema originario del legislatore italiano, che equiparava la firma digitale alla sottoscrizione manuale solo se conforme a precisi requisiti tecnici. In questo scenario molto variegato, in cui la competenza tecnologica non sempre va di pari passo con la cultura del documento giuridico, è prioritaria per il notariato la gestione autonoma dei propri documenti informatici e della loro sicurezza, per preservarne la qualità ed il valore sia dal punto di vista tecnico sia dal punto di vista giuridico, ma anche e soprattutto per porsi come attore principale di una vicenda che sta incidendo in modo irreversibile sulla natura e le funzioni del documento giuridico, e per fornire esperienze applicative che coniughino la sicurezza tecnologica e giuridica alla semplificazione delle procedure ed all’utilizzo di nuove tecnologie.

Nel gennaio 2009 Notartel s.p.a. ha ottenuto la conformità alla norma UNI EN ISO 9001:2008 per l’attività di «Erogazione del servizio di firma digitale, secondo quanto prescritto dal CNIPA, già DigitPA, ora Agenzia per l'Italia digitale, per conto del Consiglio Nazionale del Notariato».